در بخش قبل از سری مطالب “اصول و مفاهیم حسابداری-بخش اول” به بخش بندی های مختلف طبقات حسابداری اشاره و عنوان هر کدام از آنها بیان گردید. گروه دارایی ها تعریف و مبانی تقسیم آن توضیح داده شد. اولین گروه از طبقات حساب حسابداری با عنوان دارایی های جاری،تعریف و در ادامه حساب های زیرمجموعه این گروه به تفصیل تشریح می گردد.
۱-۱-صندوق: اولین حساب دارایی های جاری صندوق است. بعبارت کلی وجه نقدی که در برخی از موسسات که مجبور به انجام دریافت و پرداخت های امور جاری هستند، مورد استفاده قرار میگیرد، تحت عنوان صندوق در دفاتر حسابداری ثبت می شود. صندوق شامل کلیه موجودی نقدی اعم از اسکناس و مسکوکات، چک ها و حواله های بانکی و اوراقی هست که به محض ارایه به بانک بتوان تمام مبلغ اسمی آن را وصول کرد.
از آنجا که حساب صندوق جزء دارایی هاست، افزایش آن بدهکار و کاهش آن بستانکار می شود. با توجه به حجم عملیات دریافتها و پرداختها، ممکن است صندوقدار در پایان هر روز با اضافه یا کسرى صندوق مواجه گردد. چنانچه مبلغ اضافه یا کسر، مبلغ با اهمیتى باشد، باید بررسى لازم در این رابطه به عمل آید. ولى در صورتى که این مبلغ ناچیز باشد و یا ناشى از اشتباهات تشخیص داده شود باید در دفاتر ثبت گردد. براى این کار از حسابى به نام «کسرى و اضافات صندوق» استفاده مى شود. چنانچه صندوق کسرى داشته باشد حساب مذکور بدهکار و حساب صندوق بستانکار مى گردد و در صورتى که حساب صندوق اضافه داشته باشد حساب صندوق بدهکار و حساب کسرى و اضافات صندوق، بستانکار مى گردد. چنانچه جمع اضافات صندوق طى دوره مالى بیشتر از جمع کسرى صندوق گردد طبعا مانده حساب کسرى و اضافات بستانکار و اگر جمع کسرى هاى طى دوره مالى بیشتر از جمع اضافات صندوق باشد، مانده این حساب بدهکار مى باشد.
در هر دو حالت فوق، با توجه به تصمیمات مدیریت یا مقررات جارى موسسه، مانده بدهکار یا بستانکار حساب کسری و اضافات صندوق ممکن است به بدهکار یا بستانکار حساب صندوقدار(بدهى یا طلب وى) و یا به عنوان هزینه یا درآمد متفرقه در دفاتر ثبت گردد.
در برخى از موسسات، ماهانه مبلغى به عنوان «کسر صندوق» به صندوقدار پرداخت مى گردد. در این موسسات صندوق دار مسول جبران کسرى صندوق بوده و ثبتى بابت اضافات صندوق در دفاتر موسسه صورت نمى گیرد.
۱-۲-تنخواه گردان: معمولا پرداخت های واحدهای تجاری عموما به شکل چک پرداخت می شود اما در بسیاری از واحدها جهت سهولت در پرداختهای کوچک مثل هزینه پستی، هزینه غذا و سایر هزینه های کوچک مقداری وجه به عنوان تنخواه در اختیار شخص تنخواه دار(یکی از کارکنان واحد تجاری یا فردی که مورد اطمینان و مورد تأیید هیأت مدیره باشد) قرار می گیرد تا پرداخت های جزیی از آن محل انجام شود و اسناد و مدارک آن به حسابداری تحویل داده شود که به این شخص تنخواه گردان گویند.
دو نوع تنخواه گردان داریم: تنخواه گردان ثابت و تنخواه گردان متغیر با تعیین حداکثر.
در تنخواه گردان ثابت مبلغ مشخصی در نظرگرفته می شود و پس از این که تنخواه گردان لیست هزینه های انجام شده را تحویل داد، مبلغ طبق صورت هزینه به تنخواه گردان پرداخت می شود و مبلغ تنخواه ثابت می ماند اما در تنخواه گردان متغیر سقف مشخصی در تنخواه تعیین نمی شود و حسابدار براساس نیاز شرکت تنخواه را شارژ می کند و زمانی که وجه تنخواه در حال اتمام است تنخواه مجددا شارژ می شود تنها حداکثری برای تنخواه تعیین می شود که هیچ وقت مبلغی بیش از آن نمی توان تنخواه را شارژ نمود.
تنخواه گردان ماهیت بدهکار دارد و جزء وجوه نقد است و در قسمت راست ترازنامه می آید. به عبارتی به میزان افزایش مبلغ تنخواه گردان حساب تنخواه بدهکار و حساب بانک بستانکار میشود.
در شارژ تنخواه گردان اینگونه ثبت می زنیم:
تنخواه گردان**
بانک**
پرداخت هزینه ها از محل تنخواه گردان ثابت را به این صورت ثبت می زنیم:
هزینه ها**
تنخواه گردان**
تفاوت صندوق و تنخواه
نکته قابل توجه بعد از تعریف صندوق و تنخواه تفاوت آن دو می باشد. با وجود برخی شباهت‌ها بین حساب صندوق و تنخواه گردان در حسابداری، تفاوت‌هایی نیز بین آنها وجود دارد که درباره‌ی آن توضیح می‌دهیم.
• وجه نزد صندوق، در اختیار فردی قرار دارد که مسئول خرید نیست در حالی که تنخواه گردان معمولاً در دسترس افرادی قرار میگیرد که مستقیماً با فرآیند خرید در ارتباط هستند.
• تنخواه معمولاً برای پرداختهای جزیی و مستمر شرکت‌ها است در حالی که صندوق معمولاً در شرکت‌هایی استفاده میشود که در عملیات جاری آنها دریافت و پرداخت وجه نقد مورد نیاز است مانند فروشگاه‌های زنجیره‌ای و سوپر مارکت‌ها.
• مبلغ تنخواه معمولاً دارای سقف مشخصی بوده که با توجه به هزینه‌ها و آیین‌نامه‌های داخلی شرکت تعیین می‌گردد ولی در حساب صندوق این محدودیت وجود ندارد.
• معمولاً دریافت و به ویژه هر پرداخت صندوق با دریافت تأییدیه از مدیران انجام میشود در صورتی که پرداختهای تنخواه طبق آیین‌نامه‌ی تنخواه گردان شرکت انجام میشود و به ازای هر صورت تنخواه که شامل هزینه‌های متعددی است یک بار تأییدیه دریافت میشود.
• تنخواه در طی مدت زمانی معین و یا اتمام وجه، تسویه و یا شارژ میشود در حالی‌که این مورد در خصوص صندوق انجام نمی‌شود.
• وجه موجود در دست تنخواه گردان طلب شرکت از آن شخص است و در صورتی که در پایان سال دارای مانده باشد، باید به حساب بانکی شرکت واریز شود و یا به صندوق عودت گردد، در حالی که صندوق دارایی شرکت می‌باشد و در پایان سال در سرفصل نقد و بانک طبقه‌بندی میشود.
۱-۳-بانکها: وجوه نقد با توجه به ویژگى هایى مانند پایین بودن حجم آن، سهولت نقل و انتقال، قابلیت تبدیل به هر نوع کالا، مقبولیت آن توسط عموم مردم و سایر ویژگى هاى دیگر از جمله داراییهایى است که بیشتر از بقیه داراییها در معرض سوء استفاده مى باشد. بنابراین لازم است کنترل بیشترى نسبت به آن صورت گیرد. یکى از کنترل هاى موثر بر وجوه نقد نگهدارى آن در بانک مى باشد.
پس آن بخش از وجوه نقد متعلق به واحد اقتصادی که نزد بانکها یا موسسات اعتباری نگهداری می شود، در سیستم حسابداری تحت عنوان حساب بانک ثبت می شود و دریافتها و پرداختهای آن از طریق بانک صورت می گیرد. بنابراین حساب بانک نیز یکی از داراییهای شرکت می باشد و بدهکار و بستانکار کردن آن شبیه حساب صندوق است بنابراین زمانی که وجهی به حساب بانکی به نام شرکت واریز می شود، در دفاتر شرکت حساب بانک بدهکار و زمانی که از حساب بانک برداشت وجه نقد انجام می شود حساب بانک بستانکار می شود.
بازتاب: اصول و مفاهیم حسابداری-بخش سوم – حسابداریار