تقریبا هر حسابداری به این موقعیت دچار شده که حین کار بر روی یک فایل اکسل، یهو برق رفته و کلی از اطلاعات رو به خاطر ذخیره نکردن از دست داده یا ممکنه بر روی فایلی کار می کردین و یک سری اطلاعات رو ذخیره نکردین چون فکر میکردین به درد نمیخورن ولی بعدا متوجه شدین که باید ذخیره میشدن. قابلیت بازیابی خودکار باعث می شود تا کمتر به این موارد دچار شویم.
همانطور که در اکسل کار می کنید، اقدامات شما به صورت دوره ای و خودکار ذخیره میشن. این در پس زمینه اتفاق میافته، بدون اینکه حتی خودتون بدونید. حالا نکته مهم اینجاست که شما توانایی دسترسی به این نسخه های ذخیره شده خودکار را دارید و مهم تر از اون اینه که حتی کاربرگ‌هایی که هرگز ذخیره نکردین هم توی این ویژگی ذخیره هستن و میشه از اونها استفاده کرد.
این ویژگی از دو بخش تشکیل شده است:
➤ نسخه های یک کاربرگ اکسل که به طور خودکار ذخیره می شوند و می توانید آنها را مشاهده کنید.
➤ کاربرگ‌های کاری که بدون ذخیره شدن بستین، به‌عنوان نسخه‌های پیش‌نویس ذخیره می‌شوند.
بازیابی نسخه های کاربرگ جاری
برای مشاهده اینکه آیا نسخه‌های قبلی کاربرگ فعلی وجود داره یا نه، مسیر File➜Info را انتخاب کنید. در این بخش با عنوان نسخه ها، نسخه های قدیمی موجود (البته در صورت وجود) کاربرگ فعلی را فهرست میکنه. مطابق شکل زیر که نشون میده یک نسخه ذخیره شده خودکار از کاربرگ فعال موجود است.
این تصویر نشون میده که یک نسخه از فایل رو داریم که اتوماتیک ذخیره شده و میتونیم از اون نسخه استفاده کنیم. میتونیم یک نسخه ذخیره‌شده خودکار رو با کلیک کردن روی نام اون باز کنیم. به یاد داشته باشید که باز کردن یک نسخه ذخیره شده، به طور خودکار نسخه فعلی کاربرگ شما را جایگزین نمی کنه. بنابراین، شما می تونید تصمیم بگیرید که آیا نسخه ذخیره شده خودکار نسبت به نسخه فعلی ارجحیت داره یا خیر. یا فقط می تونید برخی از اطلاعات رو کپی کنید که ممکنه به طور تصادفی حذف شده باشن و اونو توی کاربرگ فعلی خود جایگذاری کنید. وقتی کاربرگ را می بندید، نسخه های ذخیره شده خودکار حذف می شن.
بازیابی نسخه های کاربرگ ذخیره نشده
وقتی یه کاربرگ رو بدون ذخیره تغییرات خود می بندین، اکسل از شما می پرسه که آیا می خواهید فایلتون رو ذخیره کنید یا خیر؟ اگه اون کاربرگ دارای نسخه ذخیره شده خودکار باشه، کادر محاوره ای این واقعیت رو به شما اطلاع می ده. شکل پایین رو ببینید:
برای بازیابی کاربرگی که بدون ذخیره کردن اون را بستین، از مسیرFile➜Info➜Manage Versions فایل ذخیره نشده خودتون رو انتخاب کنید. لیستی از تمام نسخه های ذخیره نشده کاربرگها رو مشاهده می کنید. می تونید اونهارو باز کنید و (امیدوارم) چیزی رو که نیاز داشتین بازیابی کنید. این فایل ها عملاً نسخه پیش نویس هایی هستن که پس از چهار روز یا تا زمانی که فایل را ویرایش کنید، حذف می‌شوند.
نکته مهم: توجه داشته باشین که می‌تونید نحوه عملکرد بازیابی خودکار رو در برگه Save در پنجره Excel Options انتخاب و تغییر بدین. به عنوان مثال، می تونید فاصله زمانی ذخیره خودکار را تغییر بدین (پیش فرض ۱۰ دقیقه است)، یا ذخیره خودکار رو برای یک کاربرگ خاص خاموش کنید یا این ویژگی رو برای همه کاربرگ ها غیرفعال کنید.
