۱ – تقسیم و تفکیک وظایف افراد و قسمتها باید به نحوی صورت گیرد که امور مربوط به خرید، دریافت، بازرسی، ثبت و پرداخت بهای کالای خریداری شده به عهده افراد و واحدهای مختلفی واگذار گردد بدین رتیب که حتی الامکان واحدهای خرید (تدارکات) انبار و امور مالی به عنوان سه واحد مجزا وظایف خود را عهده دار باشند.
۲ – درخواست خرید کالا حتی الامکان باید توسط قسمت واحدی و پس ازحصول اطمینان از نبود کالا در انبار صورت گیرد.
۳ – کلیه درخواستهای خرید با توجه به آیین نامه معاملات باید به تصویب مقامات مجاز برسد.
۴- با توجه به معاملات، چنانچه خرید کالا می بایست از طریق مناقصه و یا اسعلام بها صورت گیرد، امور مربوط به اخذ استعلام بها و مناقصه قبل از تصویب نهایی خرید باید صورت گیرد.
۵- در صورتی که خرید معینی به مناقصه یا استعلام گذارده شود، باید نسخی از کلیه مدارک مربوط به مناقصه و استعلام بها همراه با فرم” سفارش خرید” بایگانی گردد.
۶- قبل از پرداخت بهای کالای خریداری شده مدارک زیر می بایست کنترل گردد:
الف- مشخصات کالای مندرج در صورتحساب فروشنده از نظر مقدار، نرخ و سایر شرایط باید مشابه مفاد مندرج در “فرم سفارش خرید” باشد.
ب- “فرم سفارش خرید”باید بر اساس “درخواست”ی که قبلاً به تصویب رسیده است صادر شده باشد.
ج- رسید انبار صادره توسط انباردار حاکی از دریافت کامل و بدون نقص کالای خریداری شده . به این ترتیب “فرم رسید انبار “باید با”سفارش خرید”و”صورتحساب فروشنده “تطبیق داده شود .
د-کلیه محاسبات مربوط به مبلغ صورتحساب ،تخفیفات احتمالی و هزینه های مختلف از قبیل هزینه حمل و نقل و غیره قبل از صدور سند پرداخت باید کنترل و رسیدگی شود.
۷ – نگهداری حساب های معین بستانکاران و پرداخت اینگونه بدهی ها باید به عهده افراد و یا قسمت های مجزایی واگذار شود.
۸-پرداخت هر گونه علی الحساب یا پیش پرداخت خرید می بایست با رعایت تشریفات خرید وبا توجه به آیین نامه معاملات صورت گیرد.
۹-قبل ازتسویه حساب با بستانکاران ،باید حصول اطمینان شود که پیش پرداخت های احتمالی در نظر گرفته شده است.